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帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件，通常成为档案归档案不全的主要原因。总结档案网论坛精品贴之帐外文件的种类：

（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。

（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。

（3）上级机关批转、转发本机关的文件。

（4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。

（5）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报告（一年两次）

（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。

（7）领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。

（8）领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。

（9）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。

（10）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。

（11）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及职工名册。（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等）

（12）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。

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档案专业职务各档次的岗位职责如下：

　　一、管理员

　　　　1、从事基层档案部门的档案管理工作；

　　　　2、从事档案专业的具体工作或辅助性工作。

　　二、助理馆员

　　　　1、参与档案理论或业务的研究；

　　　　2、担任档案管理或业务指导工作；

　　　　3、参加编辑档案材料的工作；

　　　　4、参加培训档案专业干部的教学工作。

　　三、馆员

　　　　1、独立进行档案理论与业务的研究，拟订档案管理工作的计划、方案；

　　　　2、独立从事或指导档案业务工作；

　　　　3、独立完成档案专业材料编辑工作；

　　　　4、编写高等档案专业教材、承担授课任务、指导学生实习。

　　四、副研究馆员

　　　　1、研究档案业务工作的历史、现状和趋势，研究档案内容和形成规律，拟订管理工作的重要计划、方案；

　　　　2、负责档案业务、理论咨询，解决疑难问题；

　　　　3、承担或主持重大业务项目、专题研究，编审档案史料；

　　　　4、负责档案学理论研究，承担大专以上教材的编审工作。

　　五、研究馆员

　　　　1、研究国内外档案工作的历史、现状和趋势，介绍和推荐国内外科研成果，拟订档案事业建设和发展规划；

　　　　2、负责档案业务、理论咨询，解决重大疑难问题；

　　　　3、解决史料编审中的疑难问题；

　　　　4、负责指导档案学研究，提供较高水平的研究成果。

《规则》规定，归档文件应在分类方案的低一级类目内，防火防磁柜，按事由结合时间、重要程度等排列。以下不按此规定的排列方法都是错误的。

1、按文号排列。按文号排列的主要问题是不方便按事由途径进行查找归档文件；档案实体存取不便；不利于业务部门整理归档文件；不利于随办随归整理方式的执行；无文号的重要材料不便排列等。

2、按问题排列。按问题排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理难度和工作量都大，不利于简化原则的实行；不便于随办随归方式的执行。

3、将全部归档文件都按时间顺序排列，能按事由集中的也不集中。这种错误主要是不能集中同一事由的归档文件。

4、不按保管期限分类，直接按事由排列。造成鉴定和移交的困难。其含义了。

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