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徐先生 先生
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发布时间:2020-06-29 08:59:44






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文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件,
1、文件正本与定稿为一件(重要文件如******等须保留历次修改稿的,其正本与历次稿包括定稿各为一件)。
2、正文与附件为一件(附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的***文件等等。一般来说,正文与附件为一件,如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件)。
3、原件与件为一件(对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件),以及使用中出现破损的文件,应后归档。件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些件应与原件作为一件)。
4、转发文与被转发文为一件(转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也应作为一件)。
5、报表、名册、图册等一册(本)为一件(报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对完整,具有***的检索价值,因此应按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件)。
6、来文与复文各为一件(这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述,也包括“去文与复文”,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等)。
7、请示与批复各为一件。
8、报告与批示各为一件。

防磁柜在保存重要物品有着重要的作用
在归档文件装盒时的错误
1、在档案盒中装入归档目录,其实没有必要。因为过去按问题立卷查找卷内目录有依赖性,但归档文件整理新方法打破了问题组卷的传统,防火防磁柜,加之一般有计算机检索,很容易查到所需文件。
2、备考表未填写或填写错误。有的单位对盒内文件纸张缺损、文字修改、复1制件、缺底稿、补充、移出、销毁以及盒内文件材料收集完整程度、文件字迹模糊等情况没有在“盒内文件情况说明”中说明;有的单位整理人、检查人未签名,日期没写等。

《规则》规定,归档文件应在分类方案的低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。以下不按此规定的排列方法都是错误的。
1、按文号排列。按文号排列的主要问题是不方便按事由途径进行查找归档文件;档案实体存取不便;不利于业务部门整理归档文件;不利于随办随归整理方式的执行;无文号的重要材料不便排列等。
2、按问题排列。按问题排列的方式主要是回到立卷的老路上;整理难度和工作量都大,不利于简化原则的实行;不便于随办随归方式的执行。
3、将全部归档文件都按时间顺序排列,能按事由集中的也不集中。这种错误主要是不能集中同一事由的归档文件。
4、不按保管期限分类,直接按事由排列。造成鉴定和移交的困难。其含义了。
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